Online Onboarding – 9 Tipps, um konzentriert zu bleiben

Unter Onboarding versteht man den Prozess, bei dem neue Mitarbeiter in ein Unternehmen eingeführt werden und als neues Teammitglied willkommen geheißen wird. In Unternehmen, die diesen Prozess perfektioniert haben, wird das Onboarding einnehmend und inspirierend sein. Du solltest dich jedoch auf eine Woche oder länger mit vielen Informationen vorbereiten.

Frau mit einem Laptop beim Online-OnboardingAls neuer Mitarbeiter gibt es viele Dinge, über die du informiert werden musst. Zum Beispiel werden dir höchstwahrscheinlich neue Programme vorgestellt, mit denen du vielleicht noch nicht vertraut bist, und du wirst lernen, neue Verfahren zu befolgen. Du wirst auch darüber informiert, was von dir in deiner neuen Position verlangt und erwartet wird.

Eine Sache, auf die du dich im Voraus vorbereiten musst, ist dass in der heutigen Arbeitswelt, in der viele Unternehmen gezwungen sind, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, insbesondere jetzt während der globalen Pandemie, das Onboarding online erfolgen wird. Das bedeutet, dass du deine neuen Kollegen virtuell kennen lernst etwas mehr Verantwortung übernimmst Notizen zu machen und organisiert zu bleiben. Habe keine Angst, deinen Arbeitgeber um Hilfe zu bitten, wenn du dich verloren fühlst.

 

1. Organisiert sein

Ein Online Onboarding Prozess bedeutet, dass du dein neues Arbeits Abenteuer bequem von zu Hause aus beginnen kannst. Das erspart dir den Stress, herausfinden zu müssen, wo sich in einem Büro alles befindet. Ein Onboarding Prozess umfasst jedoch viele Schritte und kann sowohl zeitaufwändig als auch voller neuer Informationen sein. Zum Beispiel gibt es oft viele Dokumente zu lesen, einige Video-Einführungsanrufe zu führen und neue Programme herunterzuladen und diese dann mit Anmeldedaten und Passwörtern einzurichten. Und dann gibt es den Teil, in dem du den Rest des Teams kennen lernst, während alle von verschiedenen Standorten aus arbeiten.

Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, alle Dateien und Materialien, die du erhältst, gut organisiert auf deinem Computer zu bewahren. Lege Ordner für wichtige Dokumente an und stelle sicher, dass du diese Dokumente darin speicherst. Erstelle auch verschiedene Tags für E-Mails mit Informationen, von denen du weisst, dass du sie später überprüfen musst. Stelle außerdem sicher, dass du über die Software verfügst, die du für das Online Onboarding benötigst, und zögere nicht, deinen Arbeitgeber zu kontaktiere

 

2. Erstelle einen Arbeitsbereich und halte dich an eine Routine

Eines der wichtigsten Dinge, wenn du Fernarbeitest, und besonders, wenn du dich mitten in einem Online Onboarding Prozess befindest, der deine Konzentration und Aufmerksamkeit erfordert, ist die Einrichtung eines komfortablen Arbeitsplatzes . Eine übliche Einrichtung ist ein Schreibtisch und einen bequemen Bürostuhl zu haben und dafür zu sorgen, dass man ungestört arbeiten kann. Das hilft dir, tagsüber motiviert und konzentriert zu bleiben. 

Es ist auch wichtig, eine Routine aufrechtzuerhalten, zum Beispiel rechtzeitig aufzustehen, um vor dem ersten Treffen des Tages Kaffee zu trinken und Frühstück zu essen. Damit du energetisiert und bereit bist. Und wenn du im Laufe des Tages einige Pausen machst, nutze diese, um aufzustehen und spazieren zu gehen oder um frische Luft zu schnappen. Das hilft, den Kopf frei zu bekommen, und es ist immer gut, den Körper zu dehnen, nachdem du dich einige Stunden lang hingesetzt hast und dich auf die gleiche Sache konzentriert hast.

 

Notizblock und Laptop für Online-Onboarding3. Notizen machen

Onboarding kann anfangs etwas überwältigend erscheinen, und es ist nicht schwer, manchmal den Fokus zu verlieren. Ein Tipp, um den Überblick zu behalten, ist die Schlüsselfaktoren aus jedem Teil deines Onboarding-Prozesses aufzuschreiben. Wenn du zum Beispiel Dokumente über die Unternehmenspolitik, -kultur oder zukünftige Ziele des Unternehmens durchließt, solltest du einige der Hauptziele des Unternehmens aufschreiben. Da du nun dieses Unternehmen vertrittst, ist es gut zu wissen, wofür es steht. Du solltest auch einige der Ziele aufschreiben, die das Unternehmen für deine Rolle aufgestellt hat, damit du weißt, was von dir erwartet wird. 

Du erhältst auch Informationen über die Beantragung von Urlaubs- und Krankentagen sowie über die Anzahl der Urlaubstage, die du nehmen kannst. Es ist gut diese Informationen in einem Notizbuch aufzubewahren. Außerdem ist es immer gut, die Anmeldedaten irgendwo aufzuschreiben, aber achte darauf, dass du sie sicher aufbewahrst. Auch wenn viele Laptops eine Funktion haben, mit der du deine Passwörter automatisch speichern kannst, ist es immer gut, ein Backup zu haben.

 

4. Die Tagesordnung am Vortag ansehen

Bei vielen Onboarding-Prozessen erhältst du im Voraus einen Zeitplan mit den Dingen, die pro Tag erledigt werden. An deinem ersten Tag solltest du beispielsweise meist Einführungen und praktische Informationen erhalten und etwas über die Geschichte des Unternehmens erfahren. An anderen Tagen erhältst du eine vertiefende Schulung und lernst die Geschäftsprozesse des Unternehmens kennen. 

Schaue dir diesen Zeitplan unbedingt am Vortag an, damit du weißt, was am nächsten Tag auf der Tagesordnung steht und du dich darauf vorbereiten kannst. Auf diese Weise musst du dich nicht nervös oder gestresst fühlen, sondern kannst dich mental auf den nächsten Tag vorbereiten, darüber nachdenken, was du lernen wirst, und vielleicht schon einige Fragen aufgeschrieben.

 

5. Den Tag zusammenfassen mit den wichtigsten Schlüsselfaktoren

Am Ende des Tages ist es gut, die Notizen durchzugehen, die du während des Tages gemacht hast, und zu überprüfen, was du gelernt hast. Auf diese Weise kannst du die wichtigsten Schlüsselfaktoren zusammenfassen. Dies ist besonders wichtig, wenn das Unternehmen dich  speziell über deine Rolle informiert, denn du wirst lernen, was du wissen musst, um erfolgreich zu sein. 

Wenn du während einer Einführung Gedanken oder Ideen hast und es im Moment keine Gelegenheit gibt, Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben, solltest du diese unbedingt aufschreiben, damit du sie an einem anderen Tag stellen kannst oder eine Nachricht an deine Arbeitgeber senden kannst. 

 

6. Feedback geben

Nach Abschluss deines Onboarding Prozess hast du die einmalige Gelegenheit, deinen neuen Arbeitgebern Feedback zu geben. Du kannst ihnen zum Beispiel sagen, welche Teile des Onboarding-Prozesses du sehr interessant fandest und worüber du mehr wissen möchtest. Oder vielleicht hast du einige Vorschläge, die sie mit neuen Mitarbeitern, die nach dir anfangen, ausprobieren können. Vielleicht denkst du, dass mehr Video-Tutorials nützlich sein könnten oder dass ein Quiz am Ende eine lustige Möglichkeit ist, den Prozess zusammenzufassen und den Mitarbeitern zu helfen, sich an das Gelernte zu erinnern? Deine Meinung wird oft geschätzt und zeigt, dass du dich für das Unternehmen engagierst.

 

Mann spricht am Telefon7. Einen Dialog führen mit deinem Arbeitgeber

Dein Arbeitgeber wird sich wahrscheinlich von Zeit zu Zeit während des Onboarding Prozess mit dir in Verbindung setzen, um zu sehen, ob die Dinge gut laufen und ob du den Prozess im Auge behalten kannst. Aber natürlich kannst du dich bei Bedarf auch an sie wenden. Zum Beispiel, wenn du das Gefühl hast, dass dir einige Informationen fehlen oder wenn es etwas gibt, das du nicht wirklich verstehst. Vielleicht kannst du fragen, ob du ein Treffen mit ihnen vereinbaren kannst, damit du es noch einmal mit ihnen durchgehen kannst, oder du schickst ihnen eine E-Mail mit deinen Fragen. Auf diese Weise zeigst du, dass du Kommunikation schätzt, dass du dich engagierst und dass du die Dinge richtig machen willst, um zukünftige Missverständnisse zu vermeiden.

 

8. Sei bereit für keine persönliche Interaktion

Natürlich wird es auch einige Herausforderungen geben, wenn man ein Online Onboarding Prozess hat. Beispielsweise kann es etwas schwieriger sein, seinen neuen Kollegen kennen zu lernen und einen starken Teamgeist aufzubauen, wenn es keine echte persönliche Interaktion gibt. Du kannst natürlich deine eigenen Vorstellungsgespräche mit den Kollegen planen, mit denen du am häufigsten zusammenarbeiten wirst. Das Unternehmen wird wahrscheinlich über ein Chat-Programm oder einen sozialen Kanal verfügen, der es dir ermöglicht, Online-Meetings mit deinen neuen Kollegen zu planen. Auf diese Weise kannst du Einzelgespräche führen, dich vorstellen, während du sie kennenlernst, und erfährst, wie sie am liebsten kommunizieren und arbeiten. 

 

9. Zeit nehmen

Wie bereits erzählt, kann der Onboarding Prozess manchmal etwas überwältigend sein. Es gibt eine Menge Informationen aufzunehmen, also vergiss nicht, dir Zeit zu nehmen. Niemand erwartet von dir, dass du nach dem Onboarding Prozess alles richtig beherrscht. Es ist in Ordnung, Dinge zu vergessen, Fragen zu stellen und an Verfahren oder der Funktionsweise von Programmen erinnert zu werden. Denke einfach daran, dass jeder im Büro schon einmal in deiner Position war. Vielen lernen durch Tun und müssen vielleicht den einen oder anderen Fehler machen, bevor sie schließlich den Dreh raus haben und alles reibungslos läuft. Und wenn du wichtige Schlüsselfaktoren in einem Notizbuch aufgeschrieben hast, kannst du jedes Mal, wenn du im Zweifel bist oder dein Gedächtnis auffrischen musst, auf diese zurückgreifen.

 

Frau mit einer Tasse KaffeeSchlussfolgerung

Der Onboarding Prozess ist sowohl für Arbeitgeber als auch für neue Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung. Hier erhalten die Arbeitnehmer einen ersten Eindruck von dem Unternehmen, für das sie eingestellt wurden, und die Arbeitgeber können die neuen Mitarbeiter herzlich willkommen heißen und ihnen bei der Eingewöhnung helfen. Viele behaupten auch, dass es vorzuziehen ist, Online Onboarding durchzuführen, da die Arbeitgeber alle Schritte und Verfahren einfacher online organisieren können. 

Bist du auf der Suche nach einem neuen Job und wirst du bald mit dem Onboarding Prozess beginnen? Wenn du unsere Tipps nutzt, bist du im Handumdrehen einsatzbereit. Scheust du dich nicht, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Viel Glück!