Als Freelancer Nerven, Zeit und Geld sparen – Wirkungsvolle Maßnahmen

IT-Branche, Künstler und Designer – viele Berufsbilder setzen heute nicht mehr auf das klassische Angestelltenverhältnis. Freelancer sind für ihre Auftraggeber rund um die Uhr erreichbar, professionell und arbeiten effizient. Attribute, die oft mit Stress und einem angespannten Nervenkostüm erkauft werden.

Gerade Freelancer mit Familie stehen hier zwischen den Stühlen. Ein Job, der Spaß macht und bei dem sie mit Leidenschaft dabei sind. Auf der anderen Seite Kinderaugen, die gemeinsame Zeit einfordern. In diesem Spannungsfeld sehen sich Freelancer gefangen. Aber: Es gibt Mittel und Wege, wie sich beide Bereiche unter einen Hut bringen lassen. Wichtigste Voraussetzung: Freiberufler stehen zu ihrem inneren Anspruch.

Freelancer

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Die Nerven müssen nicht blank liegen

Als Freelancer arbeiten hat Vorteile. Projekte verwirklichen, über die als Angestellter immer nachgedacht wurde. Oder endlich dann Zeit für die Familie haben, wenn die Kinder aus der Schule kommen. Aber: Freiberufler stehen unter einem gewaltigen Druck. Habe ich kommenden Monat noch genug zu tun? Nur eine Frage, die im Raum steht.

Besonders, wenn die Branche von Krisenstimmung erfasst wird, liegen auch bei Freelancern schnell die Nerven blank. Wie damit umgehen? Zu den Grundpfeilern einer freiberuflichen Tätigkeit, die über Jahre zufriedenstellt, gehört das passende „Mindset“. Freelancer müssen in der Lage sein, nach vorn zu blicken. Trotzdem kann es nie schaden, auch einen Plan B in der Hinterhand zu wissen.

Freelancing und die ständige Unsicherheit

Freelancer – ein Anglizismus für Freiberufler. Heute meint Freelancing das selbständige Arbeiten abseits der Handwerks- und Handelsberufe. Viele Freelancer haben ihr „Steckenpferd“ in der IT-Branche als:

  • Mediendesigner
  • Programmierer
  • Frontend-Developer
  • SEO´s

gefunden. Aber auch in Bereichen der Unternehmensberatung oder Energiewirtschaft sind Freiberufler immer stärker vertreten.

Digitalisierung und die veränderten Ansprüche in Bereichen wie Gesundheitsmanagement und Energieberatung bereiten den Weg für diese neue Form der Erwerbstätigkeit. Es bieten sich vollkommen neue Möglichkeiten, die eigenen Wünsche und Fähigkeiten zu entfalten. Auf der anderen Seite bedeutet Freelancing, mit einem hohen Maß Unsicherheit umgehen zu müssen.

Heute sind die Auftragsbücher voll, morgen herrscht gähnende Leere. Dabei sind nicht alle Freiberufler in gleicher Weise von solchen Entwicklungen betroffen. Beispiel Steuerberater: Laut Definition ein freier Beruf, kann sich diese Branche selten über zu wenig Arbeit beklagen. Ein ganz anderes Bild bietet sich in der Veranstaltungsbranche. Gerade in den Herbst- und Wintermonaten wird die Auftragslage dünner.

Unsicherheit gehört zum Freelancing dazu – ist am Ende sogar ein essentieller Teil des Ganzen. Hierdurch sind Freiberufler gezwungen, sich immer wieder neu zu reflektieren. Und sind angehalten, nach Chancen und Gelegenheiten zu suchen. Die Unsicherheit muss nicht der limitierende Faktor sein. Mit der richtigen Einstellung kann sie sogar in der Lage sein, Teil der täglichen Motivation sein – und um besser als die Konkurrenz zu werden.

Keine Angst vor Krisen!

Mit dem Unsicherheitsfaktor taucht ein Begriff um Zusammenhang mit Freelancing unweigerlich auf: Krisen. Es muss nicht immer der Super-GAU sein – wie die Finanzkrise 2007/2008. Damals wurde von einigen Skeptikern bereits das Ende der herkömmlichen Wirtschaftssysteme prophezeit. Krisen können Freelancer auch in viel kleinerem Maßstab treffen.

Einfaches Beispiel: Ein Produktdesigner arbeitet vorrangig mit der Autobranche zusammen. Durch die zunehmende Verschiebung weg vom Verbrennungsmotor ist die Dienstleistung nicht mehr gefragt. Nachfrageveränderungen oder das Aus bestehender Produktgruppen sind nur zwei Beispiel für Situationen, die Freiberufler als Krise wahrnehmen.

Natürlich ist es menschlich, diese einschneidende Entwicklung als Zukunftsangst wahrzunehmen. Aber: Richtig mit solchen Entwicklungen umzugehen, beginnt zuerst im Kopf. Wie stark die Möglichkeit solcher Krisen das eigene Handeln beeinflusst, hat mit der persönlichen Einstellung zu tun. Es hilft, eine Krise nicht nur als Bedrohung zu sehen.

Veränderungen bieten auch die Möglichkeit, neue Wege zu entdecken. Wer als Freelancer keine Angst vor Krisen hat, sieht diese neuen Chancen oft sehr viel eher – und erkennt diese als solche. Fehlt am Ende nur noch eines: Diese neuen Wege auch beschreiten.

Prinzipien entwickeln und Regeln festlegen

Stress und Druck ist für viele Freelancer ein gewohntes Umfeld. Kunden machen Druck und wollen die Ergebnisse am besten schon gestern auf dem Tisch. Oder Auftraggeber kommen immer wieder mit Sonderwünschen. Hier passt die Farbe einer Grafik nicht, da soll die Statik für ein Bauprojekt doch nochmal neu berechnet werden – natürlich wegen neuer Rahmenbedingungen.

Freiberufler stehen hier „zwischen den Stühlen“. Einerseits sorgt dieser Mehraufwand für Stress – die Deadline hat sich nämlich nicht verändert. Auf der anderen Seite sind solche Situationen aus betriebswirtschaftlicher Sicht ein Problem. Durch:

  • Nachbesserungen
  • Erweiterung der Leistungsanfordern
  • Sonderwünsche

wird die gesamte Kalkulation durcheinandergebracht. Nicht selten nehmen Freelancer diese Situation hin – schließlich soll der Auftraggeber gehalten werden.

Aber: Um den Stress zu kontrollieren und die Nerven nicht immer wieder bis aufs Äußerte anzuspannen, muss es klare Regeln und Prinzipien geben. Gerade im Hinblick auf die Work-Life-Balance ist dieser Aspekt extrem wichtig. Viele Freelancer machen die Erfahrung, dass einige Auftraggeber auch in den Abendstunden oder am Wochenende Anliegen haben. Um Stress nicht ausufern zu lassen, muss hier freundlich – aber bestimmt – eine rote Linie gezogen werden.

Prinzipien und Regeln als Freelancer zu haben bedeutet auch, Auftraggebern nicht alles durchgehen zu lassen. Nicht jeder Änderungswunsch ist gerechtfertigt. Und auch das Aufweichen der Leistungsbeschreibung muss niemand hinnehmen. Hier heißt es: Haltung zeigen und die eigenen Interessen als Freiberufler durchsetzen.

Absichern mit passenden Versicherungen

Stress und nervliche Anspannung entsteht auch durch eine gewisse Unsicherheit. Woher kommt das Geld im Fall einer Krankheit? Wer ersetzt die IT, wenn das Arbeitszimmer unter Wasser steht? Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang ein Nachdenken über die Absicherung der Familie. Als Lösung bietet sich der Abschluss verschiedener Versicherungen an.

Im Vordergrund stehen:

  • Krankenversicherung
  • BU-Versicherung
  • Haftpflichtversicherung

Achtung: Das Abschließen einer Krankenversicherung ist inzwischen gesetzlich nach § 193 VVG (Versicherungsvertragsgesetz) vorgeschrieben. Dies kann über die PKV oder eine Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung erfolgen.

Der BU-Schutz zielt auf die Sicherung des Einkommens ab. Leider sind die Annahmerichtlinien der Versicherer mitunter restriktiv. Alternativen wie eine Grundfähigkeitenabsicherung oder Dread-Disease-Tarife können eine mögliche Alternative sein. Die geschäftliche Haftpflicht- und eine Hausratversicherung decken weitere finanzielle Risiken ab. Hinweis: Im Rahmen des Risikoschutzes für die Familie ist primär an die Risikolebensversicherung zu denken. Diese sorgt dafür, dass die Hinterbliebenen auch im Todesfall abgesichert sind. Doch hierbei ist einiges zu beachten: Eine gute Police leistet eine Soforthilfe für Hinterbliebene und bietet auch sonst gute Sonderleistungen wie anteilige Zahlungen bei schwerer Krankheit oder eine Kinder-Soforthilfe.

 

Zeit managen und mehr Freizeit rausholen

Als Freelancer nicht den Kopf verlieren und auch in Stresssituationen richtig reagieren: Die innere Einstellung hat großen Einfluss. Auf der anderen Seite zählt, dieses „Mindset“ in den Alltag mitzunehmen und umzusetzen. Wie kann die Umsetzung in der Praxis aussehen?

Die Arbeitsweise optimieren

Immer besser, schneller, höher und weiter – klingt im ersten Moment nach Selbstoptimierung. In den letzten Jahren wird dieser Aspekt kritisch gesehen, da sich wachsender Druck aufbaut. Freelancer erreichen durch einen hohen persönlichen Organisations- und Optimierungsgrad allerdings viele Ziele schneller. Und können sich dann eher wieder anderen Dingen, wie der Familie zuwenden.

Sich im Beruf zu optimieren heißt beispielsweise, sich kurz vor Feierabend Gedanken zu machen, wie der nächste Arbeitstag aussieht. Dieser Plan gibt Struktur und ermöglicht eine effiziente Arbeitsweise. Optimierung heißt auch, den Arbeitsplatz in einem entsprechenden Zustand zu halten. Papierberge sind kontraproduktiv – es muss immer wieder gesucht werden. Die Devise lautet: Ordnung ist das halbe Leben.

Tipp: Zur Optimierung des Work Flows gehört auch, sich zuerst mit den zeitaufwendigen Bereichen zu befassen – und diese fokussiert abzuarbeiten

Aufgaben auslagern

Dieser Bereich lässt sich eigentlich teilweise bei der Optimierung mit unterbringen. Ein Teil der Aufgaben in Projekten lässt sich auslagern. Viele Freelancer halten alle To-Do´s zusammen. Nach dem Motto: „Kann ich selbst eh besser“, wird sich dann aber in Details verloren. Kein Wunder, dass die Zeit bis zur Deadline verstreicht und Freiberufler zunehmend nervöser werden.

Aufgaben auslagern entlastet und hilft Freelancern dabei, sich auf Kernaspekte von Aufträgen zu konzentrieren. Welche Aspekte ausgelagert werden, wird in erster Linie vom Auftrag und der Branche beeinfluss.

Ein Designer arbeitet hier unter ganz anderen Gesichtspunkten als beispielsweise ein SEO. Letzterer kann viele Aspekte – von der Bearbeitung des Codes bis hin zur Content-Erstellung extern bearbeiten lassen.

Work-Life-Balance verstehen

Auch Freelancer arbeiten in erster Linie, um Geld zu verdienen. Allerdings ist der „Broterwerb“ kein Selbstzweck. Es geht darum:

  • Lebenshaltung
  • Sport
  • Hobby
  • Familie

zu finanzieren. Gerade Freiberufler, die auch zu Hause erreichbar sind, bemerken eines schnell: Die Verschiebung der Work-Life-Balance wird extrem.

Ungezügelt den Job in die Freizeit eindringen zu lassen bedeutet, dass bald Zeit für Hobby und die Familie fehlt. Eine Situation, in welcher es zu erheblichen familiären Verwerfungen kommen kann. Freelancer müssen diesen Zusammenhang verstehen – und Konsequenzen ziehen. Heißt: Innerhalb eines festen Zeitfensters sind Freiberufler für Kunden und Auftraggeber erreichbar.

Je nach Branche ist die konkrete Ausgestaltung unterschiedlich und kann variieren. Von 8 Uhr bis 17 Uhr auf Anfragen zu reagieren, ist sicher eine gute Lösung. Außerhalb dieses Zeitfensters beantworten Freelancer weder E-Mails noch Telefonanrufe – ohne Ausnahme. Ein Aspekt, der klar kommuniziert werden muss. Um diese Balance zu halten, empfiehlt sich das Diensthandy ganz weit weg zu legen und den Laptop auszuschalten.

Den Kopf frei bekommen

Eigentlich passt dieser Bereich sehr gut zur Work-Life-Balance. Jeden Tag Vollgas als Freiberufler geben zu können, braucht einen Ausgleich. Sport ist in diesem Zusammenhang eine effiziente Lösung. Erstens: Freiberufler bekommen hier einfach den Kopf frei. Gleichzeitig sorgt Sport dafür, dass Stresshormone abgebaut werden.

Damit schlagen Freiberufler zwei Fliegen mit einer Klappe. Außerdem beugt mehr Bewegung Übergewicht vor. Viele Freelancer arbeiten eher in IT-, Dienstleistungs- und Beratungsjobs – Branche, in denen viel Bewegung nicht unbedingt Standard ist. Dabei wird gerade zu wenig Bewegung mit dafür verantwortlich gemacht, dass viele Deutsche in den letzten Jahren zu dick geworden sind.

 

Geld sparen und mehr verdienen

Was Freelancer Nerven kostet, ist auch das Thema Geld. Monate, in denen Einnahmen spärlich fließen, sind ein Problem. Um das Stresslevel abzubauen, gibt es Möglichkeiten. Die Devise: Mehr verdienen, weniger ausgeben. Es gibt ein paar einfache Tricks, mit denen sich dieses Ziel auch tatsächlich erreichen lässt. Ein Beispiel: Bei der Buchhaltung und Steuer auf digitale Helfer setzen – umso mehr Zeit für den Fokus aufs Kerngeschäft zu haben.

Professionell mit den Finanzen umgehen

Freelancer mit Finanzen

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Freelancer sind professionelle Dienstleister. Jeden Tag gehen 100 Prozent der Energie in die Projekte der Kunden. Positiver Stress bedeutet, sich um die Finanzen keinen Kopf mehr machen zu müssen – was durch den Umgang mit den Finanzen beeinflusst wird. Kommt Geld in die Kasse, wird dieses nicht umgehend wieder für den privaten Konsum ausgegeben.

Professionalität in wirtschaftlichen Fragen bedeutet, sich einen Puffer aufzubauen. Mit dieser Reserve können Durststrecken überwunden werden. Die Höhe des finanziellen Polsters hängt von den laufenden Ausgaben und den Einnahmen ab.

Sparpotenziale erkennen

Freelancer müssen damit rechnen, dass nicht jeder Monat mit 100 Prozent Auslastung läuft. Eine Erkenntnis, welche als Kehrseite zur Freiheit des Freelancers gehört. Umso wichtiger ist ein Überblick zu den Finanzen. Wie kann gespart werden? Es gibt immer wieder Situationen, in denen es kurzfristig Liquidität braucht.

Diese kann durch den Rotstift freigemacht werden. Oft haben Haushalte zwei oder drei Abos für Streaming-Dienste. Und braucht es wirklich eine App für Zeitschriften, die jeden Monat 10 Euro oder 20 Euro kosten – und die zuletzt vor drei Monaten genutzt wurde? Hiermit werden kleinere Beträge frei. Sparpotenziale bieten sich auch in größeren Maßstab. Beispiel Office: Viele Freelancer binden sich langfristig an Mietverträge. Mit einem monatlich kündbaren Co-Working-Space lässt sich auf Situationen schnell reagieren – und innerhalb kurzer Zeit ein dreistelliger Betrag einsparen.

Sich nicht unter Wert verkaufen

Angebot und Nachfrage diktieren den Preis! Diese Regel gilt auch für Freelancer. Einige Branchen sind in dieser Hinsicht etwas „dankbarer“, da hier feste Gebührenverzeichnisse gelten. Beispielsweise ist dies für die Steuerberater-Branche der Fall. Gerade im Kreativ- und IT-Sektor handeln Freelancer und Auftraggeber den Preis immer noch individuell aus.

Eine Tatsache, die zum finanziellen Druck beiträgt – wenn die Leistungen günstig angeboten werden. Jeder Freelancer muss sich im Klaren sein, wieviel er „wert“ ist. In die Berechnung der Honorare muss einfließen, dass Freiberufler das Risiko zu 100 Prozent selbst tragen – sowohl was Ausfallzeiten als auch Versicherungen betrifft.

Es reicht nicht, sich am vielleicht früher erzielten Nettogehalt zu orientieren. Freelancern muss klar sein, dass auf ihren Schultern sehr viel mehr Verantwortung ruht – und sie sich daher nicht unter Wert verkaufen dürfen.

Die Steuer

Das Thema Steuer ist bei Freelancern eher unbeliebt. Und damit sind sie nicht allein. Auch Selbständige und Beschäftigte können sich Besseres vorstellen, als Stunden über den Formularen für das Finanzamt zu brüten. Aber: Die Regeln sind nun mal so und damit muss auch die Steuer erledigt werden.

Mit ein paar Tricks sparen Freelancer hier nicht nur Zeit und Nerven – sondern auch Geld. Aus Bequemlichkeit schicken viele Freiberufler und Selbständige die Unterlagen einfach zum Steuerberater und legen die Beine hoch. Was jedes Jahr für lange Gesichter sorgt, ist dessen Rechnung. Steuerberater kosten Freelancer – selbst, wenn sie nur die Einkommenssteuererklärung anfertigen – mehrere hundert Euro.

Sobald sich der Steuerberater auch noch um die EÜR kümmert und vielleicht die Umsatzsteuer-Voranmeldung, wird es noch einmal deutlich teurer. Dabei sind einige dieser Ausgaben eigentlich unnötig – wenn Freelancer alle Register ziehen würden, um die Steuererklärung zu vereinfachen.

  • Gründliche Buchhaltung: Ein Schlüssel zum Erfolg ist die Buchhaltung. Mit der Methode Schuhkarton kommen Freelancer natürlich nicht weit. Das Ergebnis ist einmal im Jahr hektische Betriebsamkeit, wenn alle Belege sortiert werden müssen. Klar, wenn sich 12 Monate nicht darum gekümmert wird, wird das Chaos größer. Belege sofort elektronisch zu ordnen, hilft dabei, am Ende den Überblick zu behalten.
  • Software nutzen: Mittlerweile gibt es genug Software am Markt, um sich als Freelancer unter die Arme greifen zu lassen. Trotzdem wird diese Unterstützung häufig noch sehr zögerlich eingesetzt. Dabei bietet sich gerade hier die Chance, sehr viel Zeit zu sparen. Mit den Tools können Steuervoranmeldungen und die EÜR deutlich vereinfacht werden. Buchungen lassen sich direkt Konten zuweisen und somit auf Knopfdruck für das laufende Geschäftsjahr der Saldo ziehen.

Achtung: Für die Abgabe der Steuererklärung kann trotzdem ein Steuerberater zu Rate gezogen werden. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass am Ende auch alle Regeln eingehalten werden. Wer allerdings die Buchhaltung entsprechend vorbereitet, senkt am Ende den Rechnungsbetrag deutlich.

 

Fazit: Als Freelancer Nerven und Zeit schonen

Endlich der eigene Chef sein – wer sich selbständig macht, will erfolgreich ein Start Up aufbauen. Es gibt Jobs und Branchen, in denen Freelancer einen großen Anteil ausmachen. Mit Leidenschaft und Energie bei der Sache, sind die Nerven nicht selten zum Zerreißen angespannt. Dabei können Freelancer durchaus an einigen Stellschrauben drehen. Klare Regeln festlegen, die eigene Haut nicht unter Wert „zu Markte tragen“ oder die Arbeitsweise optimieren – wer einige einfache Tricks beherzigt, schont Zeit und Nerven.